영문 이메일 작성법 알아보기

 

 

 

안녕하세요 퍼블링입니다 :)

업무 속에서 이메일을 보내는 것은

생각보다 신경 써야 할 부분들이 많아

 만만하지 않은 업무 중 하나입니다.

 

거기에 해외 업무를 위해 작성해야 한다면,

더 막막하게 느끼시는 분들이

많을 것이라고 생각됩니다.

 

그래서 퍼블링이 그런 분들을 위해, 

영문 이메일 작성법을 알려드리겠습니다.

 

 

 

 

 

1. 인사

 

 가장 처음으로 마주하는 것이 바로 인사인데요.

인사 문구도 매우 중요하다는 사실

알고 계셨나요?  점 하나만으로 태도가 달라져 보인답니다.

 

먼저 인사법을 알려드리겠습니다.

Dear + Title + Last name + ', '  or  ':'

'Dear'는 꼭 지켜주셔야 하는데요, 'To'는 업무용

이메일에 쓰기 적합하지 않은 표현이기 때문입니다. 

 

Title은 우리가 흔히 잘 아는 Mr. Ms. Dr. Prof. 등

메일을 받는 사람의 성별이나 직함을 의미합니다.

여기서 Mrs. 는 절대로 사용해선 안 됩니다.

상대방의 결혼 여부에 상관없이 여성이라면

꼭! Title 자리에  Ms. 를 붙여주셔야만 합니다.

 

그리고 Title은 중복되어서도 안 된다고 합니다.

메일을 받는 상대가 남성 교수라고 가정했을 때, 

잘못된 예시) Dear Mr. Prof. @@@

이렇게 쓰는 것은 잘못된 표현입니다.

 

Last name은 메일을 받는

상대의 성을 적습니다.

하지만 성과 이름을 같이 쓰는 것은

어색한 표현입니다. 성 뒤에 오는 ', ' 나 ':'는

띄지 말고 적어주시면 됩니다.

그러면 잘 된 예시와 잘 못 된

예시를 보여드리겠습니다.

 

 

 

셀프명함 만들기 초간단!

 

 

 

잘 된 예시	잘 못 된 예시
Dear Ms. Kim,	To Ms.Kim, --> To 사용
Dear Dr. Kim:	Dear Mrs. Kim: --> Mrs. 사용
	Dear Mr. Dr. Kim, --> Title 중복
	Dear Prof. Kim , --> ',' 앞에 공백

 

 

2. 내용

 

먼저, 이메일의 내용을

적을 때 유의점에 대해서 말씀드리겠습니다.

내용은 자신이 누구인지를 밝히고, 간단하고

명료하게 작성하는 것이 중요합니다.

 

상대방이 나를 안다면, 'This is ~'로 시작하고

상대방이 나를 모른다면 'My Name is ~' 하고

자신의 소개를 먼저 해주는 것이 좋겠죠?

 

업무 이메일에는 날씨, 안부인사를 생략합니다.

이는 영문 이메일 작성도 마찬가지입니다.

내용은 메일을 받는 상대가 그 목적을 단번에

알 수 있게 간단하고 명료하게 적어야 합니다.

작성하는 이메일이 상대방 메일의 답변이라면

'Thank you for ~ '로 시작하는 것이 좋습니다.

 

 

상대방이 나를 알 때 --> This is ~

상대방이 나를 모를 때 --> My Name is ~

답변 할 때 --> Thak you for ~ 예시) Thank you for contacting our company.

 

 

 

 

3. 끝맺음

 

 메일의 내용만큼 중요한 것이 바로 끝맺음입니다.

메일의 내용이 아무리 완벽하다 한들

끝인사가 별로라면 상대에게 좋은 인상을 남길 수 없겠죠?

끝맺음에 대해서도 알려드리겠습니다.

 

보통 끝맺음으로 많이 사용하는 것은 바로 

'Sincerely, '나

' Best Regards, '입니다.

이 인사말의 뒤에는

자신의 이름을 넣으면 됩니다.

우리가 영어 편지에 자주 쓰는

'Best wishes ~'는

업무용 이메일에는

사용하지 않는 표현입니다.

 

만약 메일을 받는 상대가 나에 대해

모르는 상황이라면 성별을 구분할 수 있도록,

Mr. 나 Ms. 를 적어주시는 것이좋습니다.

외국인이 한국 이름을 어려워할 수 있으므로

이름에 '-'를 적는 것을 추천드립니다.

 

성을 모두 대문자로표기하는 것도

나쁘지 않은 방법이나, 잘 사용하지 않습니다.

자 그러면 잘 된 예시와

잘 못 된 예시를 알려드리겠습니다.

 

 

잘 된 예시	잘 못 된 예시
Sincerely, Kim Pub-Ling (Mr.)	Best wishes, Kim Pub-Ling (Mr.) --> Best wishes, 사용
Best Regards, Kim Pub-Ling (Ms.)	Sincerely, KIMPUBLING --> 상대방이 이름을 어려워할 수 있음.

 

 

 

 

4. 용어

 

처음 작성하시는 분들은

각종 영문 이메일 용어들이 매우 어렵게

느껴지실 것 같은데요. 그래서

이메일에 자주 보이는 여러 약어들에

대해서 알려드리겠습니다.

 

 

C.C.	Carbon Copy의 약자로 '참조'라는 뜻. B.C.C.는 숨은 참조.
Fw	Fowarding의 약자로 '전달' 의미. 수신 메일을 다른 사람에게 전달할 때 앞에 [Fw:] 라는 말머리가 붙는다.
F.Y.I	For Your Information의 약자로 메일의 내용 중 참고사항을 보낼 때 사용.
R.S.V.P	Réponse s'il Vous Plaît의 약자로 메일에 이 문구가 있으면, 반드시 답변 이메일을 작성.
A.S.A.P	As Soon As Possible의 약자로 '가능한 빨리' 라는 뜻. 그러나 빈번하게 사용하면 재촉하는 인상을 준다.

 

 

오늘 알려드린 내용들을

잘 알아두셨다가, 작성할 때 꼭 활용해보세요.

그리고 가장 중요한 사실!! 내용도 중요하지만

가장 사소한 띄어쓰기와 철자를 틀리면

안 되는 것 꼭 명심하시길 바랍니다. :)

 

그럼 지금까지 퍼블링이었습니다.

 

 

모바일 명함 - 퍼블링